Wie man ein Shooting für Businessfotos organisiert – in 10 Schritten

Selbst auf den Websites großer Firmen finden wir immer noch nichts sagende Businessfotos. Das ist kein Wunder – bei dem Aufwand, der für gute Bilder nötig ist.

Aber gut sollten sie sein! Denn wir leben in einer durchvisualisierten Welt.

Noch nie war es für Unternehmen so wichtig, dass ihre Mitarbeiter auf Fotos gut rüberkommen: Gelungene Porträts erwecken Interesse, Vertrauen, Sympathie.

Für gute Bilder gibt es keine Abkürzung. Wer sich Frust und unnötige Ausgaben ersparen will, lässt nur einmal Bilder machen: gleich richtig und sorgfältig vorbereitet.

In diesem Post erkläre ich, wie man in 10 Schritten zu guten Businessfotos kommt.

Ich kann bei diesem Thema eine interessante Doppel-Perspektive einnehmen:

Einerseits die der Kommunikations-Beraterin, die ihrer Kundin sagt, dass sie Fotos machen lassen sollte. Die den Fotografen, den Visagisten, den Stylisten aussuchen sowie eine Location finden muss. Und außerdem ein halbes Dutzend höchst eigenwilliger Laienmodelle zusammentrommeln und dazu bewegen muss zum Friseur zu gehen.

Und andererseits die Perspektive der Geschäftsfrau, die den Spaß bezahlen darf. In diesem Fall zumindest teilweise. Denn ich habe vor kurzem mit fünf Kolleginnen für ein gemeinsames Projekt Team- und Einzelfotos machen lassen. Wir teilen uns die Rechnungen der diversen Dienstleister sowie die Miete für die Location.

Aber der Reihe nach – in 10 Schritten zu tauglichen Businessfotos:

Schritt 1: Einsehen, dass man professionelle Businessfotos braucht

Das war für uns nicht ganz so schwer, weil wir alle in der Kommunikations-Branche tätig sind. Sei es als Texterin oder Webdesignerin oder Grafikerin oder Beraterin oder, oder. Wir wissen also wie wichtig gute Bilder sind.

Trotzdem gab es Widerstände: Muss das wirklich sein, es läuft doch auch so…? Der Aufwand! Die Kosten! Und was ist, wenn’s trotz aller Mühe schiefgeht?

Das Hauptargument war: Wir raten unseren Kunden dasselbe. Wir raten immer zu professionellen Fotos, nicht nur von einem echten Fotografen fotografiert, sondern auch mit Visagist und Stylist. Falls das eigene Büro nach nichts ausschauen sollte, auch mit einer extra angemieteten Location.

Warum raten wir dazu? Siehe oben. Weil die Welt durch und durch visuell tickt. Weil die Ansprüche an Bilder mit den Vergleichsmöglichkeiten zunehmen. Und da die Vergleichsmöglichkeiten – auch B2B – heute unendlich sind… Genau.

Schritt 2: Entscheiden, was die Bilder ausdrücken sollen

An diesem Punkt muss man hoffen, dass man schon weiß:

1. wer man ist,
2. wodurch man sich vom Wettbewerb unterscheidet und
3. welche Kommunikations-Strategie man verfolgt.

Denn nur, wenn das alles zumindest einigermaßen klar ist, kann man sich ernsthaft der Frage zuwenden, wie die Bilder rüberkommen sollen. Wenn die Unternehmens-Identität im Ungefähren schwebt, ist spätestens jetzt der Zeitpunkt gekommen, darüber Klarheit zu gewinnen.

Und was ist mit Start-ups? Im Business-Plan steht eine Positionierung, aber jeder weiß, dass sich Unternehmen erst im Markt entwickeln und nicht auf dem Papier. Oft brauchen Gründer schon eine Website – und damit auch professionelle Businessfotos – bevor sie erste Erfahrungen mit ihrem Produkt auf dem Markt gesammelt haben.

Trotzdem haben Sie als Gründer eine Vorstellung von sich, Ihrem Produkt und Ihren idealen Kunden. Halten Sie sich an diese Vorstellung, auch wenn Sie wissen, dass der Realitäts-Check Ihnen noch bevorsteht. Lieber Bilder, die knapp an dem vorbei gehen, was Sie machen – als keine oder solche von schlechter Qualität.

Ob Gründerteam oder die dritte Generation an der Spitze des Familienunternehmens: Sympathisch und vertrauenserweckend sollen die Bilder immer aussehen. Aber in welche Bildsprache sollen diese Qualitäten übersetzt werden?

Konventionell oder unkonventionell? Avantgardistisch oder traditionell? Premium oder Mittelklasse? Ländlich-sittlich oder urban-postindustriell? Humorvoll? Seriös? Schick – oder doch eher shabby chic?

Sie müssen sich entscheiden. Diese zwei Schritte helfen dabei:

1. Finden Sie mindestens drei Adjektive, die Ihre Businessfotos beschreiben – zusätzlich zu „sympathisch“ und „vertrauenserweckend“. Für uns waren das Begriffe wie: modern, kompetent, kreativ, bodenständig, vorausschauend.
2. Schauen Sie sich die Websites von Mitbewerbern an (das ist ohnehin eine gute Idee) oder von Unternehmen aus verwandten Branchen, und wählen Sie die Bilder aus, die am ehesten das wiedergeben, was Sie ausdrücken wollen.

Mit den drei Adjektiven und den verschiedenen Beispielbildern haben Sie schon eine gute Grundlage für das Briefing der Dienstleister im übernächsten Schritt.

Schritt 3: Die richtigen Dienstleister finden

Erfahrungen. Empfehlungen. Google. Freelancer-Plattformen. Das sind die vier Möglichkeiten, passende Dienstleister (Fotograf, Visagist, Stylist) für Ihr Shooting zu finden.

Sie sind durchaus in dieser Reihenfolge gemeint:

1. Erfahrungen: Idealerweise kennen Sie die richtigen Dienstleister für Ihre Zwecke aufgrund zahlreicher gemeinsamer Projekte.
2. Empfehlungen: Wenn Sie keine kennen, sollte Ihr Kommunikations-Berater Ihnen welche empfehlen können.
3. Google: Wenn Sie Ihr Shooting komplett selbst organisieren, keine eigenen Erfahrungen haben und auch niemanden, der Ihnen gute Leute empfehlen kann, bleiben die Recherche über die Suchmaschine – oder über
4. Freelancer-Plattformen: Auf diesen Plattformen tummeln sich jede Menge Billiganbieter. Aber ab und zu ist eine Perle dabei.

In jedem Fall sollten Sie sich gründlich das Portfolio (also die Arbeitsproben) anschauen und auch mindestens ausführlich telefonieren.

Im Falle des Fotografen führt meiner Meinung nach kein Weg an einem persönlichen Gespräch vorbei. Es sei denn, Sie arbeiten schon lange zusammen.

Schritt 4: Die Dienstleister briefen

Alles, was Sie sich im Vorfeld überlegt haben, fließt in das Briefing ein. Der Fotograf, der Visagist und der Stylist müssen wissen, was Sie vorhaben – mit Ihrem Unternehmen und mit den Fotos.

Stellen Sie Ihnen Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung vor, beschreiben Sie Ihre Zielgruppen und erklären Sie, warum Sie gerade jetzt Ihren Auftritt überarbeiten.

Zeigen Sie ihnen die Beispielbilder, die Sie im vorletzten Schritt herausgesucht haben. Nennen Sie ihnen die Adjektive, die am besten beschreiben, wie Sie auf den Fotos rüberkommen wollen. (Außer vertrauenswürdig und sympathisch, aber das können Sie sicherheitshalber auch noch erwähnen.)

Wenn Sie einen Kommunikations-Berater oder eine Agentur haben, können Sie ihnen diese Aufgaben überlassen.

Schritt 5: Termin- und Ablaufplanung – vor allem rechtzeitig

Gute Leute erkennt man daran, dass sie beschäftigt sind. Wenn Sie ein Team fotografieren wollen, müssen trotzdem alle zur selben Zeit am selben Ort sein, und zwar für Stunden.

Fangen Sie also sofort mit der Terminsuche an. Und legen Sie auch gleich einen Ersatztermin ein paar Wochen später fest. In unserem Fall haben wir den ersten Termin sechs Wochen im Voraus geplant, den zweiten insgesamt zehn Wochen im Voraus. Es wurde dann der zweite.

Faustregel: Planen Sie für die ganze Aktion mindestens so viele Stunden ein, wie Sie Teammitglieder haben. Es müssen allerdings nicht alle Modelle die ganze Zeit anwesend sein. Zumindest nicht, wenn Sie auch Einzelfotos machen, was auf jeden Fall empfehlenswert ist.

Aber es muss für die gemeinsamen Fotos einen ausreichend langen Zeitraum am Ende des Foto-Termins geben. Ein Zeitpunkt, an dem alle geschminkt, frisiert und eingekleidet sind. Rechnen Sie dafür mit einer, entspannter mit zwei Stunden.

Erstellen Sie rechtzeitig vor dem Termin gemeinsam mit dem Visagisten einen detaillierten Ablaufplan: Wer kommt wann an die Reihe? Aber stellen Sie sich – und alle anderen – auch darauf ein, dass alles etwas länger dauern könnte als geplant.

Schritt 6: Die Location finden – ebenfalls rechtzeitig

Bei der Entscheidung für die Location greifen Sie ebenfalls auf Ihre bisherige Vorbereitung zurück. Wichtig ist eine Umgebung, in der genau die Eigenschaften zur Geltung kommen, die Sie mit Ihren Businessfotos ausdrücken wollen.

Wenn Sie ein konservatives Erscheinungsbild anstreben, verbietet sich kreatives Chaos. Umgekehrt ist ein 08/15-Großraumbüro ungeeignet, wenn Sie Ihre Kreativität betonen wollen oder besonders individuelle Services anbieten.

Am nächsten liegt immer das eigene Büro, die eigene Werkstatt oder Produktionsanlage. Aber die eigenen Geschäftsräume sind nicht immer die beste Idee. Sie sind dann für ein Foto-Shooting geeignet, wenn die Räume:

1. unter ästhetischen Gesichtspunkten auf der Flughöhe sind, auf der Sie Ihre Zielgruppe vermuten. Das heißt: Natürlich können Sie Premium-Dienstleistungen auch aus einem Kellerloch heraus anbieten – oder von einem Schreibtisch im Schlafzimmer aus. Aber um Ihrem professionellen Anspruch bildlichen Ausdruck zu verleihen, sind Ihre Privaträume nicht unbedingt die geeignete Umgebung. Und wenn in Ihrer Werkshalle Chaos herrscht, müssen Sie vor dem Fototermin zumindest gründlich aufräumen. Wenigstens die Ecken, die mit aufs Bild sollen.

2. verschiedene Perspektiven bieten: Wenn es nur eine einzige Ansicht gibt, die repräsentativ für Ihr Unternehmen ist, dann sollten Sie sich eine andere Location suchen. Sie haben mehr Chancen auf interessante Bilder, wenn die Umgebung verschiedene Szenen ermöglicht.

Wenn die eigenen Räume ungeeignet sind, müssen Sie sich auf die Suche machen. Egal ob Sie das selbst übernehmen, es Ihrem Kommunikations-Berater oder einer Agentur überlassen: Planen Sie genug Vorlauf ein. Schöne, gut ausgestattete und bezahlbare Räume sind rar und oft Wochen vorher ausgebucht.

Der Fotograf sollte im Vorfeld wissen, welche Raumgröße und welche Lichtverhältnisse ihn erwarten. Am Besten schicken Sie ihm Fotos.

Wie war das mit der Location bei uns? Wir haben einen Meeting-Raum des Münchner Impact Hubs genutzt. Das ist ein sehr schöner, inspirierender Co-Working-Space voller enthusiastischer Menschen und kreativer Projektteams. 

Schritt 7: Styling – Wochen vorher

Wenn Ihr Team im schwarzen Anzug mit weißem Hemd und Fliege auftritt, einigen Sie sich einfach auf das richtige Farbspektrum für die Fliegen.

Alle anderen brauchen einen Stylisten. Idealerweise überlassen Sie auch die Vorbesprechung mit dem Stylisten Ihrem Berater oder Ihrer Agentur. Wieder geht es um die Frage: Was sollen die Bilder aussagen?

Mithilfe des Stylisten wird festgelegt, welche Kleidungsstücke die gewünschte Bildaussage unterstreichen – und zur Unternehmensidentität passen. Das kann zum Beispiel bedeuten: Hemden und Blusen, aber keine Pullover. Oder: weiße, blaue, graue oder schwarze Sachen, nichts Grünes oder Rotes. Nur schwarze Schuhe, keine braunen.

Die Einladung zur Anprobe enthält dann schon diese Informationen.

Normalerweise werden Mitarbeiter in ihren eigenen Kleidungsstücken fotografiert, darum bringen sie zur Anprobe ihren halben Kleiderschank mit.

Gemeinsam mit dem Stylisten wird die Auswahl für die Fotos getroffen: Kleidung, die sitzt. Die das richtige Image transportiert. Und die ein harmonisches Gesamtbild ergibt, wenn das ganze Team auf dem Bild ist.

Die Anprobe ist auch eine ideale Gelegenheit um allen zu sagen, dass sie bitte nochmal zum Friseur gehen sollen. Denn nicht nur die Kleidung sollte richtig sitzen, sondern auch die Frisur.

Schritt 8: Catering 

Wasser. Kaffee. Und Zucker! Foto-Shootings sind kräftezehrend. Also stellen Sie ausreichend energiespendende Getränke bereit sowie Schokolade und andere Süßigkeiten.

Gegebenenfalls statt Kaffee: den Gesund-Tee der Saison. Und statt Schokolade und anderen Süßigkeiten: frisches Obst und Rohkost-Pralinen.

Hauptsache, Ihre Teammitglieder und Sie selbst können sich jederzeit einen Energie-Kick verschaffen.

Schritt 9: Gute Laune verbreiten

Foto-Sessions sind anstrengend (s. Schritt 8). Wer jemals die Menschen beneidet hat, die ihr Geld als Fotomodelle verdienen, ist nach dieser Aktion von seinen Neidgefühlen kuriert.

Das heißt aber nicht, dass Foto-Shootings keinen Spaß machen können. Auf die Gefahr hin, dass das jetzt etwas verkrampft klingt: Sie sollten sogar Spaß machen. Denn egal, welche Bildaussage Sie anstreben – sympathisch und vertrauenswürdig klappt nur mit entspannten Gesichtszügen.

Mit der guten Vorbereitung haben Sie schon viel dafür getan, dass das Shooting in angenehmer Atmosphäre verläuft: Jeder weiß, was er anziehen soll – und ist sich sicher, gut darin auszusehen. Die Location ist stimmig, es ist genug Zeit eingeplant und es gibt reichlich Kaffee (oder Tee).

Alles Weitere sollten Sie Ihren Dienstleistern überlassen können. Wenn Sie professionelle Leute ausgewählt haben, wissen diese, wie sie dazu beitragen können, die Stimmung der Modelle zu heben.

Schritt 10: Die richtigen Businessfotos auswählen

Die Businessfotos müssen Ihnen gefallen und Ihren Teammitgliedern, das ist klar. Aber noch wichtiger ist ihre Wirkung auf Außenstehende, auf Ihre Zielgruppen.

Daher sollten Sie bei der Auswahl alle Ihre Meinung einbringen. Doch im Zweifelsfall sollten sie sich auf das Urteil des Fotografen sowie der Kommunikations-Fachleute verlassen, die ihre Bilder weiterverarbeiten werden. Lassen Sie sich erklären, warum dieses Bild besser geeignet ist als jenes.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Foto-Shooting. Bei Fragen bitte fragen 😊